Mahalnya Sebuah Koordinasi – WartaKepri.co.id
6 views

Mahalnya Sebuah Koordinasi

Agung-Setiyo-Wibowo-ok_edit





Selain kepemimpinan dan komunikasi, mungkin satu kata yang paling berpengaruh dalam praktek manajemen adalah koordinasi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, koordinasi/ko·or·di·na·si/ n diartikan sebagai perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur.

Memang, seberapa strategis peran koordinasi dalam manajemen proyek (atau program) yang menyokong misi institusi?

Tidak usah baca buku keluaran Universitas Harvard untuk mencoba mencernanya. Tengoklah di sekitar kita. Berapa ratus (atau ribu) proyek di tanah air yang gagal karena nihilnya koordinasi? Berapa prosentase teman-teman terdekat kita yang mengeluhkan buruknya koordinasi di tempat mereka bekerja?

Atau di level yang lebih kecil, berapa jumlah pasangan yang bercerai lantaran minimnya koordinasi dalam mengarungi bahtera rumah tangga?

Tapi ada satu hal yang cukup menggelikan. Satu hal yang mungkin belum tentu diterapkan di semua negara, tetapi ada di Indonesia. Di Republik ini ada yang namanya Kementerian Koordinator yang berjumlah empat dengan rincian di bawah.

Pertama, Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan Indonesia yang mengoordinasi kerja Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Luar Negeri, Kementerian Pertahanan, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian Komunikasi dan Informatika, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Badan Intelijen Negara, Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian Negara Republik Indonesia, Lembaga Sandi Negara, dan Badan Koordinasi Keamanan Laut.

Kedua, Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Indonesia yang mengoordinasi kerja Kementerian Keuangan, Kementerian Perindustrian, Kementerian Perdagangan, Kementerian Pertanian, Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Kementerian Kooperasi dan Usaha Kecil Menengah, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, dan Kementerian Badan Usaha Milik Negara.

Ketiga, Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan yang mengoordinasi kerja Kementerian Kesehatan; Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan; Kementerian Sosial; Kementerian Agama; Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak;  Kementerian Pemuda dan Olahraga; Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi; dan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.

Keempat, Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Indonesia yang mengoordinasi kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, Kementerian Perhubungan, Kementerian Kelautan dan Perikanan, dan Kementerian Pariwisata.

Dalam teori Ilmu Manajemen, mungkin kita masih ingat dengan Siklus Shewhart yang diciptakan oleh Walter Shewhart beberapa dekade lalu.

Menurut Shewhart, untuk mengendalikan kualitas statis perlu diterapkan siklus yang bertajuk P-D-C-A yang tidak lain adalah Plan-Do-Check-Act (Rencanakan, Kerjakan, Cek dan Tindaklanjuti). Setiap organisasi – apapun levelnya – perlu menerapkan sistem manajemen yang berpengaruh terhadap setiap proses pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan.

Pengendalian proses ini tidak hanya berperan strategis dalam menjamin kualitas, akan tetapi juga “vitalitas” organisasi.

Konsep PDCA diakui oleh banyak praktisi membantu dalam proses perbaikan kualitas secara berkelanjutan. Karena setiap manajer terbantu untuk mengidentifikasi masalah yang harus dipecahkan, sehingga dapat menentukan keputusan dengan akurasi lebih tinggi.

Selain itu, praktisi juga dimudahkan untuk menghindari subyektifitas yang bersifat emosional. Namun, Andrew Emmanuel Tani belakangan menyempurnakan Siklus Shewhart. Beliau menambahkan unsur koordinasi dalam konsep PDCA mengingat tingginya urgensi fungsi koordinasi dalam manajemen proyek atau pembangunan organisasi secara keseluruhan.

Lahirlah konsep P-C-D-C-A yang tidak lain adalah Plan-Coordinate-Do-Check-Act. Konsep yang diciptakan dan dikenalkan oleh Andrew Emmanuel Tani ini jika diterapkan dengan baik dan benar setidaknya dapat berperan dalam tiga hal.

Pertama, dalam menetapkan sasaran maupun standar tim seorang manajer dituntut untuk mengadakan rapat-rapat tim secara berkala dan memastikan adanya sasaran-sasaran tim yang jelas dimengerti.

Kedua, dalam mengawasi kinerja tim seorang manajer mau tidak mau harus mengadakan evaluasi hasil kerja tim secara terus menerus dan memastikan bahwa anggota tim memiliki pengertian yang jelas tentang apa yang diputuskan pada setiap akhir rapat.

Ketiga, dalam menggalang kohesi seorang manajer terbantu dalam empat proses sekaligus: 1) menekankan kerjasama daripada persaingan antar anggota tim, 2) menumbuhkan keinginan seluruh anggota tim untuk berbuat lebih banyak, 3) secara berkala berusaha merasakan tingkat semangat tim, dan 4) mengusahakan adanya suasana kekeluargaan dan hubungan yang serasi, selaras dan seimbang serta keterbukaan dan kejujuran dalam tukar pendapat di dalam rapat-rapat tim.

Pada akhirnya, setiap institusi akan mafhum untuk meningkatkan derajat koordinasi di setiap level dan unit fungsinya. Karena koordinasi merupakan ruh dari manajemen dan kepemimpinan yang menentukan sukses atau gagalnya program-program yang menyokong misi organisasi.

Mungkin tidaklah berlebihan jika musisi berkebangsaan Amerika Chad Smith berujar, “Playing well with others is important – not being too flashy, just keeping good time and of course coming up with cool beats. A good snare drum, kick drum, high hat. Just getting good at the hand feet coordination.” (*)

Penulis :‎
Agung Setiyo Wibowo merupakan Dosen Ilmu Hubungan Internasional Universitas Maritim Raja Ali Haji. Dapat dihubungi di www.agungwibowo.com



PKP DREAMLAND
FANINDO
WIRARAJA
DEWAN PERS WARTAKEPRI

Pendapat Anda

6 views